Privacy- & cookieverklaring

Om je goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Versa Welzijn jouw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan. Daarom zorgen we voor een veilige verwerking en opslag. Je kunt erop rekenen dat jouw gegevens bij Versa in goede handen zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

In deze Privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden, wie jouw gegevens mag inzien, hoe wij jouw gegevens bewaren, in welke situaties wij jouw gegevens mogen doorgeven en welke invloed jij daarop zelf kunt uitoefenen. Jouw belang staat bij ons voorop!

Deze versie van de Privacyverklaring is door Versa Welzijn vastgesteld op 22 augustus 2022 en aangevuld met een cookieverklaring op 30 september 2026. De Privacyverklaring maakt onderdeel uit van ons Privacybeleid. Wij kunnen deze privacy- & cookieverklaring aanpassen als onze website of wetgeving verandert. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.

Over welke gegevens gaat het?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat ben jij. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld jouw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, maar ook gegevens over jouw gezondheid of over de hulp die je van ons ontvangt, of een foto waar jouw afbeelding op staat.

Op het moment dat wij jouw persoonsgegevens ontvangen, zullen wij deze verwerken. De betekenis van het begrip verwerken is ruim. Het kan betekenen dat we jouw gegevens digitaal of op papier verzamelen en opslaan in een bestand, raadplegen, verwijderen, gebruiken en – in bepaalde gevallen – verstrekken aan derde partijen. Dit laatste geschiedt overigens slechts bij uitzondering.

Deze Privacyverklaring gaat over alle verwerkingen van uw persoonsgegevens door (medewerkers van) Versa Welzijn.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Versa Welzijn, officieel gevestigd te Bussum (Burg. De Bordestraat 80). De verantwoordelijke is degene die formeel-juridisch beslist of en, zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. Dat is in dit geval (het bestuur van) Versa Welzijn. In de praktijk zul je te maken hebben met een medewerker, afdeling of met een team van Versa; zij zijn het eerste aanspreekpunt bij onze dienstverlening.

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden:

Via persoonlijk contact – Veel contacten tussen jou en Versa Welzijn verlopen telefonisch (soms ook beeldbellen) of een door een persoonlijke ontmoeting met een van onze medewerkers. Persoonsgegevens die je daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Schriftelijk – Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via (papieren of digitale) brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan van jou zijn, maar ook van Versa Welzijn. De persoonsgegevens die je daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door ons worden verwerkt. Bijvoorbeeld om jouw vragen te beantwoorden, je door te verwijzen of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

We krijgen de gegevens van een derde – In sommige gevallen krijgen wij jouw persoonsgegevens van een derde. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de gemeente jouw contactgegevens met ons deelt ten behoeve van het huisbezoek aan senioren, of als een huisarts je naar het maatschappelijk werk verwijst en na toestemming van jou contact met ons opneemt.

Er zijn beelden van jou op onze beveiligingscamera’s – Videobeelden van personen zijn ook persoonsgegevens. Op enkele van onze locaties hebben wij, uit veiligheidsoverwegingen, cameratoezicht. De persoonsgegevens die wij op deze wijze verwerven, worden onder zeer strikte voorwaarden door Versa verwerkt. Hiervoor hanteren wij een Protocol cameratoezicht, waarin de bevoegdheden van beroepskrachten zijn geregeld en onder welke voorwaarden deze beelden mogen worden bekeken.

Via bezoek aan onze website – Als je onze website (versawelzijn.nl en werkenbijversawelzijn.nl) bezoekt registeren we jouw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Dit gebeurt automatisch.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken technische, functionele en analytische cookies. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en om de website makkelijk te gebruiken. Ze zorgen ervoor dat de website goed werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Bij jouw eerste bezoek aan onze website geef je aan welke cookies je wel en niet accepteert. Deze keuze kun je altijd aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

Via onze nieuwsbrief – Via onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief. De door jouw ingevulde persoonsgegevens worden door ons uitsluitend gebruikt om je onze nieuwsbrieven toe te sturen. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt. Als je een nieuwsbrief ontvangt, dan kan het zijn dat ons nieuwsbriefprogramma vastlegt wanneer deze geopend wordt en op welke links eventueel wordt geklikt. Onder elke nieuwsbrief staat een link waarmee je je direct kunt afmelden. Je zult dan geen nieuwsbrieven meer ontvangen. In elke nieuwsbrief is ook een link opgenomen waarmee je jouw gegevens kunt wijzigen.

Waarvoor gebruikt Versa jouw persoonsgegevens?

Onze medewerkers mogen enkel persoonsgegevens van jou verwerken als de wet dat toestaat. Dat is alleen zo in één van onderstaande gevallen:

je hebt toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens door Versa;
de verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Versa;
de verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting van Versa na te komen;
de verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar van jouw gezondheid;
de verwerking van jouw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Versa.

In verreweg de meeste gevallen is het laatste van toepassing: Versa Welzijn verwerkt jouw persoonsgegevens omdat wij jouw gegevens nodig hebben om ons werk te kunnen doen.

Bijvoorbeeld om contact met je te kunnen maken voor een activiteit waarvoor je je hebt opgegeven, of om als maatschappelijk werker samen met jou een plan van aanpak te maken en de voortgang bij te houden, of om je te kunnen informeren over voorlichting en trainingen die voor jou als vrijwilliger van belang zijn.

Het belang van Versa kan ook gelegen zijn in de voortgang van de dienstverlening. Als jouw maatschappelijk werker ziek wordt moet iemand anders dit kunnen overnemen. Of we houden gegevens bij voor onze verantwoordingsplicht aan de gemeente: De gemeente verwacht als subsidiegever dat wij per werksoort kunnen verantwoorden hoeveel inzet we plegen en hoeveel inwoners hiervan gebruik maken. Dit laatste geschiedt trouwens altijd met geanonimiseerde gegevens.

Hoe gaat Versa Welzijn met jouw persoonsgegevens om?

Terughoudend en zorgvuldig We verwerken jouw gegevens alleen als dit nodig is, en verwerken ook alleen die gegevens die nodig zijn.

Veilig Om jouw privacy en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te beschermen, treffen we passende technische en organisatorische maatregelen. Bij digitale verwerking van jouw gegevens gebruiken we beveiligde systemen en nemen we beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Versa Welzijn niet iedereen toegang heeft tot jouw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor groep(en) medewerkers voor wie dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werk.

Vertrouwelijk We gaan ervan uit dat jouw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Versa Welzijn is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Versa Welzijn zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Ook vrijwilligers van Versa die te maken hebben met jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld de bemiddelaars van de vrijwillige thuishulp) zijn aan geheimhoudingsplicht gebonden. Kortom iedereen die inzicht heeft in jouw gegevens heeft een geheimhoudingsplicht.

Melden van incidenten Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit uitzoeken en een eventueel datalek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op jouw persoonsgegevens voor jou mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we je dit zo snel mogelijk weten.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Versa Welzijn bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en niet langer dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus verschillend zijn.

Dossiers van individuele ondersteuning zoals sociaaljuridisch werk of algemeen maatschappelijk werk worden gesloten als zij niet langer actueel zijn. Twee jaar na sluiting van het dossier worden de gegevens vernietigd.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van een afspraak of overeenkomst die wij met jou hebben, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer jij ons hiervoor jouw toestemming hebt gegeven.

Van een wettelijke verplichting is bijvoorbeeld sprake in het geval van toepassing van de Meldcode Huiselijk Geweld. Als onze professionals oordelen dat er gevaar voor jou, jouw omgeving of henzelf dreigt, dat voorkomen kan worden door jouw gegevens te delen met derden (bijvoorbeeld de politie of Veilig Thuis), hebben zij een meldrecht en in uitzonderlijke gevallen zelfs een meldplicht, die zwaarder weegt dan hun geheimhoudingsplicht.

Versa Welzijn kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van andere wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is, verleent Versa Welzijn haar medewerking.

In het geval van een wettelijke verplichting kan Versa jouw gegevens dus delen, zonder dat jouw toestemming hiervoor noodzakelijk is. Wel zullen we je voorafgaand hieraan – of zo snel mogelijk na het delen, als dat niet anders kan – informeren, tenzij de beroepskracht van mening is dat dit een gevaar oplevert voor jou zelf, iemand in jouw omgeving of de beroepskracht zelf.

Wat zijn jouw rechten?

Wanneer Versa persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je bepaalde rechten. Jouw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Wij stellen je op de hoogte als wij persoonsgegevens van jou verwerken Versa verstrekt voor het verwerken van jouw gegevens informatie aan jou betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij jouw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die jij hebt en hoe je daar invloed op kunt uitoefenen. Dit gebeurt deels door deze privacyverklaring en folders en kan ook plaatsvinden in een persoonlijk gesprek.

Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven indien je reeds op de hoogte bent van de verwerking van jouw gegevens of indien een mededeling aan jou onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in jouw gegevens Bent je cliënt bij Versa, of op een andere manier bij onze organisatie betrokken en wil je weten welke gegevens van jou bij ons bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van jouw ‘Recht van inzage’.

Je kunt dit vragen aan de sociaal werker met wie je te maken hebt. Deze zal met jou een afspraak maken om samen met jou in jouw dossier te kijken en je op jouw verzoek een kopie meegeven. Indien je liever een officieel verzoek indient kan dat bij onze bestuurssecretaris – zie hieronder.

Recht op rectificatie Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heb je het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als jouw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Je kunt dit bespreken met de sociaal werker met wie je te maken hebt, of een officieel verzoek indienen -zie hierna.

Recht op het wissen van gegevens en recht op beperking van de verwerking Daarnaast heb je het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer de gegevens volgens jou onjuist zijn, jouw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, jij bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer jouw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt.

We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van jou te bewaren. Als dit aan de orde is, kun je ons vragen de verwerking van jouw gegevens te beperken. Dit houdt in dat wij jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen.

Recht van bezwaar Tegen verwerking van jouw persoonsgegevens door Versa kun je bezwaar maken indien jouw persoons gegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op dataportabiliteit Wanneer je zelf jouw persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij jouw gegevens op gestructureerde, gangbare en machine leesbare wijze aan jou zullen verstrekken, wanneer je ons daarom verzoekt.

Hoe kun jij jouw rechten uitoefenen?

Als je gebruik wenst te maken van jouw rechten, is de gemakkelijkste route om dit bespreekbaar te maken met de sociaal werker met wie je te maken hebt.
Is dit voor jou geen wenselijke route, dan kun je per brief of per e-mail een officieel verzoek of bezwaar indienen via onderstaand adres: Versa Welzijn t.a.v. Carin Hartog, Postbus 253, 1400 AG Bussum, directiesecretariaat@versawelzijn.nl.

Wij reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand op jouw verzoek. Als je naar aanleiding daarvan ons kantoor bezoekt voor inzage of het ophalen van een kopie van jouw gegevens, zullen wij je vragen je te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Klachten en toezicht

Wanneer je een klacht hebt over de wijze van verwerking van persoonsgegevens, of over de wijze waarop Versa omgaat met jouw rechten, willen we dit graag in overleg met jou oplossen. We hebben hiervoor een klachtenregeling.

Op basis hiervan kun je jouw klacht bespreekbaar maken met de medewerker van Versa met wie je contact hebt. Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, of heb je redenen om van deze route geen gebruik te willen maken, dan kun je een schriftelijke klacht indienen bij de directie van Versa Welzijn: Versa Welzijn t.a.v. de directie, Postbus 253, 1400 AG Bussum, directiesecretariaat@versawelzijn.nl.

De regels over het beschermen van jouw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Wanneer je van mening bent dat de bepalingen uit deze Privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heb je het recht om een klacht in te dienen bij de AP: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.

Over deze Privacyverklaring

Heb je vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:
Versa Welzijn t.a.v. Carin Hartog, chartog@versawelzijn.nl, telefoon 06 12 57 43 43 (bel bij geen gehoor s.v.p. ons algemene nummer: 035 623 11 00 of stuur een e-mail naar info@versawelzijn.nl).

Aanvullende informatie

Informatiekaart voor cliënten van Versa Welzijn – rechten en plichten

Lees het Privacyreglement van Versa Welzijn